Mit dem Online-Zugangsgesetz vollzieht sich eine konsequente Transformation behördlicher Verfahren durch die Anwendung digitaler Verwaltungsleistungen. Die E-Akte bildet dabei ein Kerninstrument für die Gestaltung flexibler und moderner Prozesse sowie digitaler Kooperation. In der realen Praxis beschränkt sich der aktuelle Anwendungsbereich der digitalen Akten bisher auf Informationen und Prozesse der behördlichen Verwaltungsakte.
Doch wie sieht es mit der Verwaltung von sensiblen Informationen und Verschlusssachen aus, die aufgrund von fehlenden Sicherheits- und Integrationsstrategien nicht mit bisherigen Konzepten der E-Akte abgedeckt werden können? Die Prinzipien und Anforderungen des Geheimschutzes gehen deutlich über die der normalen Verwaltungsakte hinaus. Folglich unterstehen auch die zu Grunde liegenden Softwaresysteme unterschiedlichen (sicherheits-)architektonischen Bedingungen, die es zu beachten und integrieren gilt.
Die “Sichere E-Akte”: Eine Antwort auf die fehlende Lösung für “sensible Daten” in der E-Akte.
Die Antwort ist ein neuer kooperativer Sicherheitsraum, der es ermöglicht, E-Akte-Systeme mit differenzierten Sicherheitsanforderungen zu integrieren. Das Raumkonzepot enthält eigene Regelwerke zur Steuerung der Kenntnisnahme sensibler Informationen und sichert die Aufrechterhaltung der Autorität über Informationen. An einem Arbeitsplatz wechseln digitale Akten problemlos zwischen unterschiedlichen Sicherheitsräumen. Die Bearbeitung der gleichen Akte kann unter neuen Sicherheitsbedingungen weitergeführt werden.
Die Einführung eines neuen digitalen Raumkonzepts ermöglicht dabei nicht nur ein vollständig reguliertes Arbeiten. Digitale Entscheidungen und der Umgang mit sensiblen Informationen werden grundsätzlich überprüfbar. An jeder Stelle des Prozesses lässt sich eindeutig nachvollziehen, welche Personen zu welchem Zeitpunkt Entscheidungen getroffen, Informationen bearbeitet, geändert oder weitergegeben haben. Diese eindeutige Zusicherung schafft erstmals Vertrauen in den Prozess.
Darüber hinaus bietet die Umsetzung eines digitalen Raumkonzepts neue, disruptive Potenziale für die Auswertung von Informationen, die weit über das bloße integrieren und registrieren von Informationen hinausgehen. Durch die Herstellung eines umfassenden Wissensrepository können Informationen aus den E-Akten systematisch gebündelt, kategorisiert und analysiert werden. Bisher unbekannte Zusammenhängen werden über eine Analyse sichtbar.
Behörden werden in die Lage versetzt, implizites Wissen aufzudecken und damit ihre Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit auf eine neue Basis zu stellen. Neue Auswertungs- und Analysestrukturen heben die bisherigen E-Akte-Konzepte mit ihren Informationen auf ein neues Niveau.
Behörden können ihr gesamtes informationsorientiertes Handeln flexibel und intelligent ausrichten.
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Dr. Joerg Kebbedies, CEO TrustKBB Gmbh, auf der Dialog IT-Sicherheit 2021 über die E-Akte als Chance für die Digitalisierung.
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